在上文德鸿·说法｜小区该如何召开首次业主大会？之一——小区召开业主大会的法律基础中，笔者介绍了我国小区业主大会建设的现实情况；业主大会召开难的原因分析；小区业主大会建设重要性的探讨；北京市小区成立业主大会所需要参考的相关法律文件等背景层面的相关问题。在本文中，笔者将继续介绍小区首次业主大会召开的具体流程，以及在召开过程中所常见的法律问题，从具体的实践层面向各位介绍小区该如何召开首次业主大会。

一、北京市小区成立业主大会的具体流程

北京市住建委于2011年11月4日发布的《北京市住宅区业主大会和业主委员会指导规则》（以下简称“《指导规则》”）距今已有12年的时间，但其仍然现行有效，且对首次业主大会相关的规定非常详细，又与当前最新修订的《北京市物业管理条例》及其他法律法规无冲突内容，其虽然在性质上属于指导意见，不具有法律的强制性效力，但其在实践中一直以来都发挥着具体的“业主大会成立手册”的作用，对解答如何成立业主大会这一问题有着重大的参考价值。

因此，笔者在本文仍将会以现行的《指导规则》中有关成立首次业主大会的相关条文为主要依据，结合《北京市物业管理条例》《物业管理条例》的最新规定，向读者介绍北京市小区成立业主大会的具体流程。

（一）成立前提与申请主体

根据《指导规则》第十条规定，小区具备申请成立业主大会的前提，是“已交付业主的专有部分面积达到建筑物总面积50%以上”。此时小区的“建设单位”应当向物业所在地的街道办、乡镇人民政府提交小区的相关材料，并推荐业主代表，由业主代表组织小区当前业主总人数5%以上的业主向物业所在地的街道办、乡镇人民政府申请成立业主大会。

当然，如果建设单位没有及时向街道办、乡镇人民政府提交申请，占小区当前业主总人数5%以上数量的业主，也可以自行联名向街道办、乡镇人民政府提交成立小区业主大会的申请。

（二）筹备组的建立

小区业主大会的成立需要准备法定的召开材料、遵循法定的召开程序，这就使得一般的小区业主在缺乏相关法律知识的情况下，很难顺利地召开首次业主大会。于是，《北京市物业管理条例》及《指导规则》中便规定了“筹备组”这一主体，专门负责帮助小区业主成立首次业主大会。

业主代表在向街道办、乡镇人民政府提交成立小区业主大会的申请，街道办批准后，街道办需要在60日内指定首次业主大会会议筹备组组长，组织建设单位、业主代表成立首次业主大会会议筹备组。

筹备组由组长和组员构成，根据《北京市物业管理条例》以及《指导规则》的规定，组长一般由街道办、居民委员会工作人员担任。经街道办、乡镇人民政府的批准和指定“具有专业知识和服务能力的律师或者其他人员”也可以担任筹备组组长。而组员则是由筹备组组长组织首次筹备组会议，邀请业主代表、建设单位、产权单位、街道办事处、乡镇人民政府、社区党组织、居民委员会、村民委员会代表参加，选定筹备组的组员，并正式成立筹备组。就筹备组人员的具体要求，《指导规则》作了如下规定：

1.筹备组有表决权的成员人数应当为单数；

2.筹备组中的业主代表，应当具有业主身份、具有完全民事行为能力、责任心强、具备必要的工作时间；

3.筹备组中的业主代表，可以由业主自荐或者联名推荐产生；

4.业主代表人数不低于筹备组人数的二分之一；

5.非建设单位的业主代表人数不得低于筹备组中具有表决权成员人数的三分之二。

（三）筹备组的职责

筹备组在确定组长与组员后，第一步工作就是应当将筹备组成员名单、分工、联系方式等在小区物业管理区域内显著位置公示。

根据《指导规则》及《北京市物业管理条例》的规定，在首次业主大会的筹备期间，筹备组应当完成以下几项工作：

1. 制定首次业主大会会议召开方案，确定首次业主大会会议召开及表决方式、召开时间、召开地点、决议事项、表决规则、业主委员会委员及候补委员产生办法、筹备及召开首次业主大会会议费用预算明细及费用结算方案和筹备组的解散等；

2. 拟订管理规约草案、业主大会议事规则草案；

3. 确认业主身份，人数及所拥有的专有部分面积，确定业主在首次业主大会会议上的表决权数；

4. 制定业主委员会选举办法。

其中的必备文件有三个，分别是《首次业主大会会议召开方案》《小区管理规约》《小区议事规则》。而这三份文件在北京市住房和城乡建设委员会的官网上都可以查询到示范文本，筹备组可以直接下载并结合小区的实际情况修改使用。对于是否要在首次业主大会中更换业委会，是否要表决通过其他小区管理文件等问题涉及的文件，可根据小区的实际需求，参考业主建议或提案来制作相应的文件。

（四）公示与公告

完成文件的公示与公告活动，是首次业主大会程序合法的重要步骤。筹备组在完成上述文件的起草和相应的职责后，应当严格按照《指导规则》的规定，将所起草的文件进行为期7日的公示，在公示期间，业主可以对以上事项向筹备组提出建议和意见，筹备组应当予以记录。公示期满后7日内，筹备组应当参考业主的建议和意见对各事项进行修改，确定拟提交表决的内容。在两个7日的公示、修改期间结束后，筹备组应当在首次业主大会会议召开前，将首次业主大会会议议题和需要业主表决的内容以书面形式在物业管理区域内显著位置公告并告知相关的社区居民委员会，公告期不少于15日。

（五）首次业主大会的表决

在文件的公示与公告期结束后，首次业主大会即进入业主表决阶段。筹备组应根据所起草的《首次业主大会会议召开方案》关于会议召开时间、地点、表决方式等内容，进行首次业主大会投票现场的布置，呼吁小区具有表决权的业主对首次业主大会的议题进行投票表决。

首次业主大会的表决事项必须包含“管理规约”“议事规则”“选举业主委员会委员”三个议题，并应当全部经专有部分面积占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主同意。

此处需要注意的是，与一般定期业主大会不同，首次业主大会仅要求参与表决业主的人数是双过半，而非双过三分之二。在小区没有成立业主大会，业主对物业相关法律问题不够了解的情况下，降低首次业主大会的表决人数要求，更有利于业主大会的成立。

（六）表决结果的公告与备案

筹备组应当在小区业主大会投票期限结束后的三日内，对小区业主所投票数进行清点和计票，统计首次业主大会所表决的议题是否符合“专有部分面积占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主同意”的要求，并将所统计的结果在小区显著位置公告，公告时间不少于7日。

（七）备案、登记与刻章

首次业主大会的表决在公示期结束后，就宣告了该小区业主大会成功建立，筹备组的工作也即正式宣告结束。此时，经小区业主大会表决选举出的业主委员会委员们便正式开始承接筹备组的工作，从事大会成立后的备案和刻章活动。

《指导规则》规定，业委会委员应当在首次业主大会决议作出之日起30日内，应当持1.筹备组出具的由组长签字的业主大会成立和业主委员会选举情况的报告；2.业主大会决议；3.管理规约、业主大会议事规则；4.业主委员会委员名单向物业所在地街道办事处、乡镇人民政府备案。

在备案基础上，经专有部分面积占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主同意，可以到市房屋行政主管部门办理业主大会登记。业主委员会凭业主大会登记证明，向区、县公安分局申请刻制业主大会印章。

（八）总结

综上所述，小区成立业主大会的主要流程可以进一步概括为：1.业主入住人数达到法定标准；2.开发商或业主向街道办申请成立业主大会；3.街道办指定人选成立筹备组；4.筹备组准备首次业主大会所需要的相关文件；5.筹备组对文件进行公示并根据业主意见进行修改；6.业主投票对首次业主大会议题进行表决；7.筹备组清点选票统计大会表决结果并进行公告；8.被选出的业委会成员携带材料前往政府部门备案登记刻章。

在此，本文再向各位读者分享笔者依据《指导规则》的相关规定，制作的首次业主大会召开流程图，供各位读者参考。

二、首次业主大会成立的相关法律问题

在整个首次业主大会筹备的过程中，但凡有一处程序上的瑕疵，如该公示的没公示、公示期不够、公示的内容有瑕疵等问题，都有可能导致整个首次业主大会的筹备活动存在程序瑕疵，进而被质疑业主大会是否合法的问题。在当前可查阅的公开判决中，就存在很多因首次业主大会召开程序违法而被法院判决无效的案例。这对于所有为召开首次业主大会而努力的人来说，都是十分可惜的。在此，本文将在上文所分享法定程序的基础上，向读者介绍小区业主大会成立中可能会遇到的“意外”情况。

根据《指导规则》第十七条规定，首次业主大会并应当全部经专有部分面积占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主同意，就票数要求来说，已经较三分之二的标准有所降低。但出于各种原因，在实践中即使有筹备组大力宣传小区的首次业主大会，小区的业主对参与投票一事的总体意愿仍然不高。如果只是在小区内设置投票点，等着业主主动上门投票的话，在投票截止期内，所得票数大概率是无法完成法定“双过半”的人数要求的。

因此，为了保证业主的投票人数，筹备组可以在《首次业主大会召开方案》中增加在业主投票期间由志愿者可以携带票箱上门取票的规定。进而在业主大会投票开始后，除最初两天在固定区域设置投票点外，之后都是由志愿者携带票箱挨家挨户上门邀请业主填写选票。

但如果在《首次业主大会召开方案》中预订的投票期限内所收取的票数仍不满足双过半的要求，根据《指导规则》第三十一条规定，筹备组可以在小区内公告情况并延长投票期限，但延长期限不得超过15天。至于在延长的15天后所得票数仍然不满足要求后能否再次延长，现有的《指导规则》对此并未做限制。但《指导规则》第二十二条第一款第五项规定了“筹备组应当自成立之日起3个月内完成筹备工作，组织召开首次业主大会会议；”第二款则是规定“因筹备组成员辞职或者因其他原因造成筹备组不能履行职责的或者逾期未完成筹备工作的，筹备组应当在物业管理区域内显著位置公告并说明理由，筹备组自公告之日起自动解散，符合第十条规定的，业主可以重新申请成立业主大会。”

可见，首次业主大会在时间上有严格的限制，避免了筹备组怠于工作，导致召开战线拉得过长的情况发生。但若真出于特殊原因，致使小区业主大会所得票数在三个月内仍不能达到要求，那么也只能宣告此次的大会召开失败，需要重新再走一遍召开流程。

伪造选票是导致首次业主大会决议被撤销最为“常见”的情况。参与首次业主大会的投票是小区业主的基本权利，首次业主大会的投票结果是小区全体业主的真实意思表示，是首次业主大会决议合法有效的重要原因。但如上文所述，小区业主参与投票的意愿普遍不高，对此有的筹备组选择付出努力，加大宣传力度，乃至挨家挨户上门邀请业主投票。但有的筹备组却选择直接伪造业主表决票，在截止期临近前，擅自填写未参与投票业主的表决票，并代签业主姓名，以此来满足业主投票人数及同意人数的法定标准。如（2016）京03民终663号判决书中，业主起诉指出了该小区在首次业主大会成立期间，出现了明显的伪造选票情况。小区业主总数为619人，在368名业主不知情的情况下，筹备组居然收到了423份选票。最终法院也是以该小区首次业主大会所作出的决定违反法定程序为由，判决撤销了该小区首次业主大会的全部决议。这也宣告了该小区首次业主大会成立的失败。

不过在此需要进一步说明，伪造选票这一行为并不会当然地导致业主大会的决议无效。很多法院的判决中，如（2020）粤01民终15721号法院判决就认为，虽然存在伪造选票的事实，但在剔除所伪造的选票数量后，首次业主大会的表决票数仍然满足“双过半”的要求。出现伪造选票，也不影响首次业主大会成立的有效性。

业主以个人名义提起业主的撤销权之诉，其在搜集证据等方面相对就更加地困难。业主的撤销权之诉在举证规则上不存在举证责任倒置的情况，因此，业主主张选票伪造，只能由业主拿出相应的证据。拿出多少证据，法院就认多少。不会直接因存在一例伪造情况，而导致全部的选票都被“污染”，这与刑事案件中的排非规则有很大不同。

笔者认为，筹备组之所以选择伪造选票，就是因为临近截止日期，大会所得票数仍不足过半的要求。那么如果剔除伪造的选票，所得票数就应该是不足法定“双过半”的要求的。但就起诉的业主来说，其知道筹备组有伪造选票的事实，但也几乎无法准确地找到全部伪造的选票，甚至连筹备组自身也无法辨别。法院若只将业主所能拿出证据的几张选票剔除，而不去检验其他选票的真实性，那么在数量上大概率是不会影响“双过半”的标准的。这其实也是在变相纵容了伪造选票这一现象的发生，最终损害的还是小区业主的权益。

除伪造选票外，首次业主大会所起草文件及各种通知的公示时间不足，或是公示的文件内容不符合规定，又或是该公示的内容没有进行公示等问题也都是首次业主大会召开过程中常见的程序问题。

在公示的时间问题上，《北京市物业管理条例》中规定了许多如3日、7日、15日的文件公示要求，但有的时间要求是不少于7日，有的又是规定了3日内。在不同的阶段的时间要求差异较大，如果筹备组成员不是对《北京市物业管理条例》非常了解，就很容易在文件公示时间问题上出现瑕疵。

至于所公示的文件本身是否存在瑕疵，则具体是指筹备组是否根据《北京市物业管理条例》的要求，及时制作筹备组人员信息，首次业主大会的上会文件，业主大会的候选人信息，以及首次业主大会决议。就文件的形式、内容来说，法律法规并没有规定一个统一的标准，只要所公示的文件内容含有法律法规所要求包含的内容即可，但实践中总是会有着这样或那样的瑕疵。就笔者的经验所见，首次业主大会的文件问题，有文件没有经全体筹备组成员签字的情况，有最终的业主大会决议缺少候选委员所得票数的情况，有不公示筹备组组员的选取过程、理由及名单等信息的情况等文件瑕疵乃至违法情况。

就首次业主大会文件不符合法定要求的后果来说，有的情况可以被算作程序瑕疵，不会因此直接影响到首次业主大会成立的有效性。但有的情况却可能会被法院认为是严重的程序违法，进而导致首次业主大会的决议被全部撤销，如在（2021）湘02民终2238号判决中，法院就认定该小区“业主委员会候选人名单公示信息不完整，筹备组组长不是由街道办事处的代表担任，且没有建设单位的代表参加的情况，不符合《湖南省物业管理条例》的规定，筹备程序不合法。”最终判决撤销首次业主大会的各项决议。

结语：

法律的生命在于实施，从规定到落实往往需要法律工作者们一步一步地探索和努力。由于文章篇幅限制，本文在此只能以法规为本，向读者初步介绍小区召开首次业主大会的法定程序。在此之后，笔者将会继续尝试通过文章、问答的方式，向读者进一步地介绍小区在业主大会成立的过程中所可能会产生的现实问题，例如小区在成立业主大会后该如何顺利地开展工作，小区各个管理文件的内涵及意义，小区常见矛盾纠纷的法律分析与解决思路等。欢迎读者联系笔者，一同讨论小区业主大会相关问题。